Faktury: proces zamknięty w kwadrans

Kontekst

Drugie podejście do tego samego problemu

Ten system powstał zaraz po innym projekcie własnym, systemie finansowym Forteca. Zaskoczenie tamtym wynikiem było na tyle duże, że kolejnym celem stał się problem odkładany od dawna: comiesięczne zbieranie faktur dla biura rachunkowego.

Pierwsze podejście kilka miesięcy wcześniej zakończyło się porażką. Wiedza o narzędziach była wtedy znacznie mniejsza, a problem okazał się bardziej wielowarstwowy, niż wyglądał. Dopiero doświadczenie z kolejnych budowanych systemów pozwoliło wrócić do tematu i domknąć go w kilka godzin.

Pokazujemy ten projekt otwarcie, ponieważ jest szczerym przykładem tego, jak przesunął się próg opłacalności. Ten sam człowiek, ten sam problem, inny poziom umiejętności po kilku miesiącach pracy metodą AI-Assisted Engineering.

Wyzwanie

Dlaczego tego procesu nikt nie automatyzował

Problemem nie była liczba dokumentów, lecz to, że układ jest inny w każdej firmie. Przy jednoosobowej działalności faktury rozsiały się historycznie po skrzynkach prywatnych oraz firmowych. Uporządkowanie tego nie wchodzi w grę, ponieważ część kont służy równocześnie celom prywatnym i nie da się ich przenieść na adres firmowy.

Do tego dochodzi różnorodność kanałów: część dokumentów wpada przez KSeF, część mailem, a część zostaje w portalach wymagających logowania. Niektóre systemy nie wysyłają faktur w ogóle, co jest przypadkiem najtrudniejszym, ponieważ brak dokumentu niczym się nie objawia.

Przed systemem

Półtorej godziny miesięcznie na przejście przez wszystkie źródła
Checklista w aplikacji z przypomnieniami, odhaczana ręcznie
Kilkukrotne sprawdzanie tego samego, żeby mieć pewność, że nic nie umknęło
Biuro rachunkowe prowadziło własną listę i dopominało się o dokumenty
Praca nużąca, sprzyjająca pomyłkom

Po wdrożeniu

Od 5 do 10 minut miesięcznie, głównie na przegląd wyniku
Checklista jako plik konfiguracyjny, wspólny dla systemu i człowieka
Automat startuje sam trzeciego dnia miesiąca, komputer może być wyłączony
Komplet dokumentów na Dysku oraz gotowy draft wiadomości do biura
Pozycje sporne trafiają do kolejki, zamiast rozstrzygać się po cichu

Rozwiązanie

Co zbudowaliśmy

Punkt wyjścia był nietypowy: zwykły automat nie miał tu szans. Reguły wystarczają, gdy dokumenty przychodzą w przewidywalnej formie, natomiast tutaj część faktur nie przychodzi wcale, a część ukrywa się w wiadomościach wyglądających jak zwykłe potwierdzenia. Dlatego rdzeniem systemu jest model językowy czytający treść wiadomości oraz wnioskujący, czego brakuje.

Checklista miesiąca jako konfiguracja

Ta sama lista, którą wcześniej trzeba było odhaczać ręcznie, stała się plikiem w repozytorium. Dwadzieścia kilka pozycji, a każda wie, gdzie szukać swojego dokumentu: w której skrzynce, po jakiej frazie, u jakiego nadawcy. Jedno źródło prawdy dla systemu oraz dla człowieka.

Pełna checklista miesiąca: pozycje zebrane, pozycje wymagające ręcznego pobrania, dokumenty oczekiwane oraz pozycje nieaktywne w tym miesiącu

Cała lista w jednym widoku. Każda pozycja ma swój status, dzięki czemu widać przede wszystkim to, czego brakuje: dokumenty do pobrania z portalu, faktury oczekiwane oraz pozycje nieaktywne w danym miesiącu. Wszystkie zrzuty pochodzą z wersji demonstracyjnej, na danych przykładowych.

Automat, który nie potrzebuje włączonego komputera

Trzeciego dnia miesiąca o szóstej rano system budzi się w chmurze i zbiera dokumenty za miesiąc poprzedni. Nie wymaga to niczyjej obecności. Ponowne uruchomienie na żądanie jest dostępne z wiersza poleceń oraz z panelu.

Bramka decyzji: system proponuje, człowiek zatwierdza

Dokumenty spoza checklisty nie znikają ani nie trafiają do folderu po cichu. Lądują w kolejce wraz z rekomendacją systemu, a decyzję podejmuje człowiek: zatwierdzić, zatwierdzić i dopisać do listy na stałe, albo odrzucić. Powód jest konkretny: część znalezisk to zakupy prywatne, oferty albo duplikaty, które nie są kosztem firmy.

Kolejka dokumentów spoza checklisty z decyzją: zatwierdź, zatwierdź i dopisz do listy albo odrzuć — Nic z tej listy nie trafia do folderu miesiąca samo. Odrzucenie jest zapamiętywane, więc ta sama pozycja nie wraca co miesiąc.

Wyłapywanie faktur, których nie ma

Przy zakupie biletu kolejowego faktura czasem przychodzi mailem, a czasem nie, bez czytelnej reguły. Model rozpoznaje samo potwierdzenie zakupu, dopisuje przejazd do listy oraz szuka pasującej do niego faktury. Przejazdy, dla których jej nie znajdzie, trafiają na osobną listę z prośbą o pobranie dokumentu z portalu, także wtedy, gdy pochodzą z wcześniejszych miesięcy.

To jest przypadek, którego zwykły automat nie obsłuży. Brak faktury nie generuje żadnego sygnału: nie ma maila, nie ma pliku, nie ma błędu. Wykryć go można wyłącznie przez zrozumienie treści innej wiadomości i zestawienie jej z tym, czego brakuje.

Lista przejazdów, do których nie znaleziono faktury, z numerami biletów i datami zakupu — Numer biletu z wiadomości parowany z numerem w pozycji faktury. Zostają wyłącznie przejazdy, dla których dokumentu naprawdę brakuje.

Jedno kliknięcie: Dysk oraz wiadomość do biura

Po przeglądzie system układa komplet dokumentów na Dysku Google w ustalonej strukturze folderów, z podziałem na koszty i przychody, po czym przygotowuje draft wiadomości do biura rachunkowego. Wiadomość czeka w skrzynce, ponieważ wysyłkę do człowieka zawsze klika człowiek. Ta sama zasada obowiązuje we wszystkich naszych systemach.

Historia miesięcy zamiast szukania w skrzynce

Każdy miesiąc ma swój status, liczbę zebranych kosztów i przychodów oraz datę ostatniego uruchomienia. Pytanie „czy wysłałem już dokumenty za maj" przestało wymagać przeszukiwania poczty.

Historia ostatnich sześciu miesięcy ze statusem, liczbą kosztów i przychodów oraz datą uruchomienia — Sześć ostatnich miesięcy w jednym widoku, ze statusem wysyłki do biura.

Przebieg projektu

Co powstawało po kolei

Przebieg odtworzyliśmy z dziennika wdrożeń projektu. Łączny nakład to 2-3 roboczogodziny. Warto dodać, że była to druga próba, ponieważ pierwsza, podjęta kilka miesięcy wcześniej, zakończyła się niepowodzeniem.

Podejście 1

Nieudana próba, kilka miesięcy wcześniej

Problem został rozpoznany, lecz ówczesna znajomość narzędzi nie wystarczyła, żeby go domknąć. Temat wrócił dopiero po zbudowaniu kolejnych systemów tą samą metodą.

Krok 1

Checklista i zbieranie z wielu źródeł

Lista oczekiwanych dokumentów przeniesiona z aplikacji z przypomnieniami do pliku konfiguracyjnego. Podłączenie trzech skrzynek na istniejących dostępach oraz systemu fakturowego wraz z kosztami z KSeF. Pierwsze zbieranie, porównanie z listą, raport.

Krok 2

Kalibracja na prawdziwych danych

Rozpoznanie, który dostawca trafia do której skrzynki, odfiltrowanie regulaminów i potwierdzeń niebędących fakturami, parowanie biletów z fakturami, bramka decyzji dla dokumentów spoza listy oraz liczenie przychodu według daty sprzedaży.

Krok 3

Sprawdzian na zamkniętym miesiącu

Uruchomienie wstecz na miesiącu rozliczonym wcześniej ręcznie i porównanie wyniku dokument po dokumencie z folderem przekazanym do biura.

Krok 4

Chmura, panel i wiadomość do biura

Przeniesienie uruchomienia do chmury wraz z harmonogramem, sekcja w panelu ze statusem miesiąca oraz draft wiadomości według wzoru używanego wcześniej ręcznie. Na koniec komplet testów automatycznych.

Od tamtej pory

Miesiąc zamyka się sam

System uruchamia się w harmonogramie, a rola człowieka sprowadza się do przejrzenia wyniku, rozstrzygnięcia pozycji spornych i kliknięcia wysyłki.

Wyniki

Mierzalne efekty

Najciekawsze w tym projekcie nie są proporcje oszczędności, lecz to, jak nisko leżał próg wejścia. Poniżej efekty oraz sprawdzian wykonany na miesiącu rozliczonym wcześniej ręcznie.

~10×

Mniej pracy miesięcznie

Z półtorej godziny do 5-10 minut przeglądu

2-3 h

Roboczogodziny na budowę

Nakład zwraca się po drugim miesiącu

100%

Skuteczności zebranych faktur

Test wsteczny na zamkniętym miesiącu, zero błędnych trafień

~$0,42

Szacowany koszt miesięczny

Głównie bezpieczne przechowywanie danych dostępowych

Sprawdzian: miesiąc rozliczony wcześniej ręcznie

Żeby sprawdzić, czy systemowi można zaufać, uruchomiliśmy go wstecz na miesiącu zamkniętym wcześniej ręcznie, po czym porównaliśmy wynik dokument po dokumencie z folderem przekazanym do biura.

23 z 27 kosztów oraz komplet przychodów zebrane automatycznie.
Cztery pozostałe pozycje to te, które świadomie zostawiliśmy jako ręczne, ponieważ pochodzą z portali niewysyłających dokumentów mailem.
Zero pomyłek w zakresie, który system ma obsługiwać.

Wniosek ważniejszy od samej oszczędności czasu: ręczna praca była wykonywana poprawnie, lecz kosztowała półtorej godziny skupienia i wymagała kilkukrotnego sprawdzania. System robi to samo w sposób powtarzalny, a pozycje sporne pokazuje do decyzji, zamiast rozstrzygać je za człowieka.

Efekt, którego nie widać w tabelce

Biuro rachunkowe prowadziło własną listę tego, co powinno przyjść, i dopominało się o brakujące dokumenty. Czasem dwa razy w miesiącu, czasem wcale. Ta korespondencja zniknęła, ponieważ komplet trafia do biura za pierwszym razem.

Proces, którego nie opłacało się automatyzować