Rozwiązanie
Najpierw research, dopiero potem system
Ten projekt nie zaczął się od budowania, lecz od nauki cudzego zawodu. Najpierw przeszliśmy przez rynek oprogramowania dla firm asenizacyjnych i wybraliśmy siedem wiodących systemów do szczegółowej analizy. Z każdego wyciągnęliśmy funkcje, które faktycznie rozwiązują problem, a następnie przeprojektowaliśmy je w oparciu o własne doświadczenie z budowy systemu zarządzania transportem dla cateringów dietetycznych, gdzie logistyka ostatniej mili wygląda podobnie.
Z gotowym projektem procesu poszliśmy do przewoźników. Wykonaliśmy około dziesięciu rozmów telefonicznych oraz spotkaliśmy się osobiście z jedną z najbardziej innowacyjnych firm w regionie, żeby przegadać, co w obecnych systemach działa, czego brakuje i jak to powinno wyglądać. Dopiero po tej rozmowie zaczęliśmy budować.
Proces rozpisany na trzy tory przed budową: co robi klient, co kierowca bez systemu oraz co przejmuje aplikacja.
Pulpit, czyli dzień pracy na jednym ekranie
Pierwszy ekran po zalogowaniu odpowiada na pytanie, które dyspozytor zadaje sobie każdego ranka: co mamy dzisiaj do zrobienia. Widać listę zleceń na wybrany dzień z podziałem na te do realizacji oraz zrealizowane, kalendarz miesiąca z liczbą zleceń w każdym dniu oraz przełącznik dostępności zespołu. Z tego samego miejsca można dopisać zamówienie przyjęte telefonicznie, ponieważ telefon nie znika z dnia na dzień.
Pulpit dnia. Wszystkie zrzuty pochodzą z konta demonstracyjnego, na danych przykładowych.
Planowanie tras: kolumny, przeciąganie oraz mapa
Serce panelu to ekran planowania. Zlecenia układają się w kolumnach przypisanych do samochodów, obok kolumny z zleceniami jeszcze nieprzypisanymi. Przypisanie polega na przeciągnięciu karty zlecenia do właściwego auta, a kolejność przejazdu ustala się w tej samej kolumnie. Dyspozytor, który wcześniej rozkładał kartki dla kilkunastu samochodów, dostaje ten sam obraz na ekranie.
Pierwsza kolumna to zlecenia bez przypisanego auta, każda następna należy do jednego samochodu. Przełącznik nad kolumnami prowadzi do tego samego dnia na mapie.
Drugi widok tego samego dnia to mapa, na której każde zlecenie ma kolor przypisanego kierowcy. Ten widok powstał dla jednej konkretnej sytuacji, która w tej branży zdarza się regularnie: auto się psuje albo zimą zakopuje w drodze na posesję. Wtedy trzeba rozrzucić jego zlecenia na pozostałe samochody, a patrząc na mapę z góry, widać od razu, komu co dorzucić. Tak samo działa to przy nagłym pilnym zleceniu, bo widać, które auto jest najbliżej oraz do której zlewni powinno z nim pojechać, żeby kurs się opłacał.
Kolor pinezki odpowiada kierowcy. Przy awarii auta widać, jak rozłożyć jego zlecenia na pozostałe samochody.
Dwie automatyzacje, które zdejmują pracę z dyspozytora
Panel nie próbuje udawać, że wszystko poukłada za człowieka. Zamiast tego przejmuje dwie czynności, które w firmie powtarzają się codziennie.
- Rejonizacja. Do regionów oraz miejscowości przypisuje się samochody. Kiedy z danej miejscowości spada zamówienie, trafia ono do właściwego auta samo, bez decyzji dyspozytora.
- Limit dzienny auta. Dla samochodu ustawia się maksymalną liczbę wywozów na dzień, na przykład osiem. Po wyczerpaniu limitu dostępność tego auta w rejonie na ten dzień zamyka się, przez co klient nie zamówi usługi, której nie ma jak wykonać.
Ta druga automatyzacja jest ciekawsza, niż wygląda, ponieważ łączy panel z marketplace. Kalendarz dostępności, który klient widzi przy wyborze firmy, wynika wprost z konfiguracji floty oraz limitów po stronie przewoźnika. Firma ustawia własne zasady pracy, a platforma sprzedaje dokładnie tyle, ile ta firma jest w stanie obsłużyć.
Dni robocze, wymagane wyprzedzenie zamówienia oraz limit zleceń na dzień. Stąd bierze się dostępność widoczna dla klienta.
Macierz cenowa, czyli rzecz, o której mówiono, że się nie da
Najtrudniejszym elementem całego panelu okazał się cennik. Cena wywozu zależy jednocześnie od wielkości zbiornika, rodzaju zbiornika, czyli tego, czy jest to zbiornik bezodpływowy czy przydomowa oczyszczalnia, miejscowości, bo od niej zależy odległość do zlewni, oraz od usług dodatkowych. W rozmowach przewoźnicy mówili wprost, że ujęcia tego w system zrobić się nie da i że ceny zawsze będą ustalane w rozmowie.
Dokładny research pokazał jednak, że nieliczne firmy jakoś sobie z tym radzą. Zebraliśmy ich praktyki, sprawdziliśmy w rozmowach, które usługi dodatkowe realnie podnoszą lub obniżają wartość zlecenia oraz jak wpływa na to sama lokalizacja, i z tego powstała macierz. Firma wypełnia ją raz dla swoich miejscowości, a system sprzedaje jej usługi dokładnie w tych cenach.
Miejscowość w wierszu, pojemność zbiornika w kolumnie, a wszystko osobno dla każdej gminy oraz typu zbiornika.
Do macierzy dochodzą usługi dodatkowe rozliczane progami. Najczęstszym przykładem jest wąż: standardowy sięga 20 metrów, a każde kolejne dziesięć metrów to osobna dopłata. Dzięki temu klient, który ma zbiornik daleko od drogi, widzi realną cenę swojej usługi jeszcze przed zamówieniem, natomiast kierowca nie musi negocjować dopłaty na miejscu.
Zamówienia z dwóch światów w jednej liście
Do firmy asenizacyjnej zlecenia trafiają dwiema drogami: z platformy oraz klasycznie, telefonem. Panel traktuje jedne i drugie tak samo, oznaczając jedynie źródło. Lista pozwala filtrować po źródle, statusie realizacji, statusie płatności oraz zakresie dat, a wyszukiwarka odnajduje zlecenie po kliencie lub adresie.
Zlecenia z platformy oraz przyjęte telefonicznie w jednym miejscu, z oznaczonym źródłem.
Widok szczegółów zbiera wszystko, czego kierowca oraz księgowość potrzebują od jednego zlecenia: zamówioną usługę wraz z dodatkami, dane klienta oraz dane do faktury, adres z mapą, metodę i status płatności, a także uwagi wpisane przez klienta. To właśnie te uwagi rozwiązują problem, który przewoźnicy podnosili najczęściej, ponieważ informacja o psie na posesji albo o trudnym dojeździe wreszcie jedzie razem ze zleceniem, zamiast ginąć w rozmowie telefonicznej sprzed tygodnia.
Komplet danych jednego zlecenia, razem z uwagami klienta o dojeździe. Dane na zrzucie są przykładowe.
Gminy oraz pozwolenia, czyli compliance wbudowany w proces
Ta część panelu wygląda niepozornie, jednak dla obu stron rynku jest jedną z ważniejszych. Właściciel domu musi mieć umowę z firmą, która posiada pozwolenie na wywóz nieczystości w jego gminie, a za brak takiej umowy grożą wysokie kary. Firma dodaje więc w panelu obsługiwane gminy wraz z dokumentacją pozwoleń, dzięki czemu operator platformy ma potwierdzenie, że przewoźnik działa legalnie.
Korzyść po stronie klienta jest jeszcze prostsza. Skoro platforma zna pozwolenia przewoźnika oraz gminę klienta, wymaganą umowę można zawrzeć automatycznie przy zamówieniu. Właściciel domu przestaje się tym martwić, ponieważ dokument powstaje sam, w tle. W planach było jeszcze pilnowanie terminów, czyli powiadomienia o kończących się pozwoleniach.
Obsługiwane gminy wraz z pozwoleniami. Na tej podstawie platforma wie, kto może legalnie odebrać nieczystości pod danym adresem.
Flota, kierowcy oraz zakres dostępu
Ostatnia warstwa konfiguracji opisuje zasoby firmy. Samochody mają swoją pojemność, kierowcy zostają przypisani do aut, a każdy z nich widzi wyłącznie listę dostaw swojego samochodu. Kierowca nie ma dostępu do cenników, rozliczeń ani danych pozostałych klientów, ponieważ do wykonania kursu nie są mu potrzebne.
Z tego rozdziału uprawnień wyrosła mobilna aplikacja kierowcy, czyli wycinek panelu dopasowany do pracy w terenie. Opisujemy ją w osobnej realizacji, bo rządzi się zupełnie innymi prawami niż praca przy biurku.
Flota jest podstawą rejonizacji, limitów dziennych oraz uprawnień kierowców.
Co zostało zbudowane, a co pozostało projektem. Panel działa w zakresie opisanym powyżej. Świadomie nie zbudowaliśmy natomiast czterech rzeczy, które były zaplanowane: raportów dla urzędów oraz zlewni, integracji z programem księgowym, integracji z KSeF oraz cyfrowej teczki pojazdu wraz z przypomnieniami o przeglądach. Automatyczne wyznaczanie kolejności przejazdu również pozostało na liście, mimo że mieliśmy gotowy wzorzec z systemu dla cateringów. Wszystkie te elementy były prostsze niż to, co już powstało, dlatego czekały na moment, w którym platforma zdobędzie pierwszych płacących przewoźników. Ten moment nie nadszedł, o czym uczciwie piszemy w realizacji o marketplace.
