Przewodnik po kategorii · stan na 30 października 2026

Oprogramowanie dla TSL: mapa systemów, kolejność i koszt całego stosu

Oprogramowanie dla TSL to nie jeden program, lecz stos kilku systemów: do zleceń, pojazdów, kierowców i pieniędzy. Przy flocie 50 ciężarówek same abonamenty gotowego stosu z cenników publicznych wynoszą około 70 tys. zł rocznie, z czego 72,5% stanowią opłaty liczone od pojazdu, a nie TMS.

Strona jest mapą dla właściciela firmy transportowej, spedycyjnej lub logistycznej: które systemy rozwiązują jaki problem, w jakiej kolejności się je dokłada, ile kosztują i w których miejscach gotowe programy przestają do siebie pasować. Nie jest rankingiem TMS-ów.

kategorii oprogramowania w firmie TSL, od TMS po karty paliwowe

ok. 70 tys. zł

rocznie za abonamenty gotowego stosu przy 50 ciężarówkach, bez księgowości i integracji

72,5%

tej kwoty to opłaty liczone od pojazdu: GPS, e-TOLL, moduł floty, tachograf

9.07.2027

pełne stosowanie eFTI; w Polsce nie ma jeszcze procedury certyfikacji platform

Umów bezpłatny audyt Zobacz koszt stosu

Oprogramowanie dla firmy transportowej to stos, nie jeden program

Na frazy „oprogramowanie dla TSL” i „program dla firmy transportowej” wyszukiwarka zwraca przede wszystkim strony producentów. W październiku 2026 roku przejrzeliśmy 17 takich adresów: 15 należało do producentów albo ich partnerów, jeden był rankingiem na stronie przewoźnika, jeden stroną szkoły. Prawie każda z tych stron przedstawia jeden produkt, najczęściej TMS, jako całe oprogramowanie dla transportu. Żadna nie pokazuje, z ilu systemów korzysta firma z flotą 20-200 aut ani ile kosztują one razem.

W praktyce oprogramowanie firmy transportowej składa się z kategorii ułożonych w cztery warstwy. Każda kategoria rozwiązuje inny problem i ma inne granice.

Cztery warstwy stosu

Zlecenia i pieniądze: TMS, program finansowo-księgowy z obsługą KSeF, giełda ładunków, CRM albo portal klienta.
Pojazd: telematyka i GPS, system flotowy (terminy i koszty pojazdów), karty paliwowe i opłaty drogowe.
Kierowca: rozliczanie czasu pracy i dane z tachografu, aplikacja kierowcy, elektroniczny list przewozowy (e-CMR) i platforma eFTI.
Magazyn, w logistyce kontraktowej: WMS oraz awizacja i zarządzanie placem (YMS).

Nad wszystkimi warstwami działa raportowanie (BI). Samo nie zbiera danych, lecz odbiera je z pozostałych systemów.

Oprogramowanie firmy TSL to 13 kategorii w czterech warstwach. Złote linie przerywane oznaczają styki, na których dane trzeba przenosić między programami różnych producentów; łącznik w górnej warstwie to styk faktura, KSeF i przelew między TMS a programem finansowym.

Co robi każda kategoria, a czego nie robi

Kategoria	Co robi	Czego nie robi	Jak się płaci	Przykłady w Polsce
TMS	zlecenia, spedycja, podwykonawcy, marża, często faktury	nie mierzy pozycji ani czasu pracy bez integracji, nie rozlicza płac	abonament albo licencja	fireTMS, boxTMS, SPEDTRANS, Linkway, iCargo, TMS+
System flotowy	terminy przeglądów, OC i legalizacji, koszty pojazdu	nie przyjmuje zleceń	za pojazd miesięcznie	Navifleet Manager, Flotman, fm Solutions
Telematyka i GPS	pozycja, przebieg, paliwo, styl jazdy, często e-TOLL	nie wystawia zleceń ani faktur	za pojazd miesięcznie plus urządzenie	Webfleet, Navifleet, Flotman
Czas pracy i tachograf	pobieranie danych, naruszenia, ewidencja, płaca zagraniczna	nie planuje tras	licencja albo usługa	4Trans (Inelo, grupa Eurowag)
Finanse i KSeF	księgi, VAT, KSeF, płace, rozrachunki	bez modułu branżowego nie obsługuje zlecenia transportowego	abonament albo licencja plus pakiet KSeF	Comarch ERP Optima, enova365, Symfonia
Giełda ładunków	oferty ładunków i pojazdów, weryfikacja kontrahenta	nie prowadzi realizacji ani rozliczeń	abonament za stanowisko	Trans.eu, TIMOCOM, Teleroute
e-CMR i eFTI	elektroniczny list przewozowy, udostępnianie danych organom	do 9.07.2027 nie jest obowiązkowym kanałem dla organów	brak cenników publicznych	moduły TMS; w Polsce brak certyfikowanych platform eFTI
Aplikacja kierowcy	statusy, dokumenty ze zdjęć, komunikacja	nie zastępuje tachografu	zwykle moduł TMS albo telematyki	SPEDTRANS Mobile, Navifleet Driver
WMS	magazyn, kompletacja, wysyłka	nie zarządza flotą	licencja albo abonament	Mecalux Easy WMS, Linkway WMS
Awizacja i plac (YMS)	okna czasowe, rampy	nie planuje tras	abonament	Linkway YMS
CRM lub portal klienta	oferty, relacje, status przesyłki dla klienta	nie realizuje przewozu	abonament	Atom ERP (w pakiecie)
Raportowanie (BI)	analiza rentowności i kosztów	nie zbiera danych źródłowych	licencja albo abonament	moduły raportowe TMS
Paliwo i opłaty drogowe	karty paliwowe, myto, zwrot VAT	nie liczy rentowności kursu	prowizja albo abonament, urządzenie e-TOLL	Eurowag, DKV

Funkcje systemu flotowego, z uzasadnieniem w przepisach i kosztach, opisuje wpis System do zarządzania flotą: co musi mieć. Jeżeli część tych zadań obsługuje dziś arkusz, sposób przeniesienia danych i reguł do systemu opisuje wpis Excel w zarządzaniu flotą: jak z niego wyjść. Jak ma wyglądać ekran terminów, żeby ktoś z niego codziennie korzystał, opisuje wpis Dashboard terminów floty: co musi pokazywać.

Dlaczego to rozróżnienie decyduje o Twoich pieniądzach

Decyzja zakupowa obejmuje dwie rzeczy: wybór programów oraz miejsca, w których dane z jednego systemu trzeba przenieść do drugiego. Takie miejsca nazywamy dalej stykami. Przykłady: numer KSeF z faktury wystawionej w TMS, który od 1 stycznia 2027 roku musi trafić do tytułu przelewu wysyłanego z programu księgowego; plik z tachografu, który trafia do rozliczenia czasu pracy, a następnie do płac; koszt kilometra z telematyki, który powinien trafić do rentowności kursu w TMS.

Pomiaru, ile czasu firmy tracą na takich stykach, nie znaleźliśmy w żadnym źródle. Producenci pośrednio potwierdzają, że takie styki istnieją, ponieważ każdy sprzedaje domknięcie któregoś z nich (więcej w sekcji o weryfikacji naszej tezy).

Pytanie kontrolne do każdego dostawcy:
Które z tych 13 kategorii Wasz program obsługuje sam, które przez gotową integrację z nazwanym programem, a których nie obsługuje wcale?
Odpowiedź „integrujemy się ze wszystkim” bez listy programów nie pozwala ocenić, który styk zostanie domknięty.

Gotowy TMS, telematyka, ERP z modułem czy system na zamówienie

Każdy typ dostawcy domyka inne styki i przerzuca na firmę inne ryzyko. Zestawienie uzupełnia porównanie trzech dróg z wpisu Software house, SaaS czy system dedykowany z AI o dostawców telematyki, programów księgowych i platform no-code.

Typ dostawcy	Co domyka	Jak się płaci	Warunki wyjścia	Kiedy zawodzi
Gotowy TMS fireTMS, boxTMS, iCargo, SPEDTRANS	zlecenia, podwykonawców, często fakturę i KSeF	abonament od 75 zł do 219 € miesięcznie albo licencja od 2 400 zł [5][2][7]	fireTMS: 365 dni na eksport danych po umowie; regulamin pozwala dostawcy zmienić cennik [3]	gdy proces firmy odbiega od modelu programu albo koszty pojazdu mają trafić do rentowności kursu
Telematyka z modułami Navifleet, Webfleet, Flotman	GPS, e-TOLL, odczyt tachografu, terminy pojazdu	za pojazd: GPS 35 zł, moduł floty 24 zł, e-TOLL 13 zł, tachograf 13 zł miesięcznie plus urządzenie 350 zł [1]	Navifleet: czas nieokreślony, miesięczne wypowiedzenie [1]	nie obsługuje zleceń ani faktur
Program księgowy lub ERP z modułem transportowym Comarch ERP Optima z partnerami, Atom ERP	zlecenie, finanse, KSeF, CRM	abonament modułowy; pakiet KSeF w Comarch 15-600 zł miesięcznie [12]	subskrypcja miesięczna (Comarch, według źródeł wtórnych)	nie obejmuje telematyki ani czasu pracy; zależność od partnera wdrożeniowego
Platforma no-code Archman	obieg dokumentów, flotę, procesy biurowe [11]	brak cennika publicznego	w źródłach publicznych nieopisane	granic platformy nie znaleźliśmy w źródłach publicznych; warto je ustalić przed zakupem
Software house, system od zera	dowolny styk w zakresie umowy	stawki deklarowane przez sprzedawców 150-450 zł za godzinę [17]	prawa do kodu wyłącznie na podstawie pisemnej umowy [19]	przy rozliczeniu godzinowym ryzyko budżetu i terminu przechodzi na zamawiającego
System na zamówienie na gotowej platformie (nasza droga)	styki między programami, które firma już ma, bez wymiany zestawu programów	wycena po audycie, zależna od liczby styków	prawa do kodu na podstawie pisemnej umowy, jak przy software housie [19]	platforma jest młoda: repozytorium Open Mercato powstało we wrześniu 2025 roku [20]; mniejsza pula wykonawców; nie ma sensu, gdy gotowy pakiet domyka ten styk

Gotowe pakiety coraz częściej łączą kilka kategorii. iCargo deklaruje, że „KSeF w iCargo jest standardem, a nie płatną opcją” [5]. Navifleet sprzedaje w jednym cenniku monitoring GPS, e-TOLL, zdalny odczyt tachografu i moduł terminów floty [1]. Eurowag, właściciel Inelo i programu 4Trans, dostarcza także karty paliwowe i obsługę opłat drogowych [21]. Część styków da się więc domknąć wyborem pakietu, bez budowy nowego systemu.

Ile kosztuje oprogramowanie dla firmy transportowej

Ceny z cenników publicznych

Ceny netto odczytane w październiku 2026 roku. Przy każdej pozycji podane jest źródło. Tam, gdzie cena pochodzi od pośrednika albo z deklaracji sprzedawcy, zaznaczamy to w tabeli.

Pozycja	Cena netto	Źródło
TMS w abonamencie: fireTMS	89 / 160 / 219 € miesięcznie	[2]
TMS w abonamencie: boxTMS	199-1 799 zł miesięcznie	[4]
TMS w abonamencie: iCargo / TMS+	od 75 zł / od 179 zł miesięcznie	[5][6]
TMS z licencją: SPEDTRANS Easy Start	od 2 400 zł + 1 600 zł za kolejnego użytkownika	[7]
Monitoring GPS (Navifleet)	35 zł za pojazd miesięcznie	[1]
Moduł floty, pakiet Optymalny (Navifleet)	24 zł za pojazd miesięcznie	[1]
e-TOLL w pakiecie z GPS / samodzielnie	13 / 25 zł za pojazd miesięcznie	[1]
Zdalny odczyt tachografu	13 zł za pojazd miesięcznie	[1]
Urządzenie telematyczne (Teltonika FMB140 / FMB920)	350 / 358 zł jednorazowo	[1]
Czas pracy: 4Trans TachoScan / Rozliczenia	3 100 / 2 368 zł za licencję (cena sprzedawcy, nie producenta)	[14]
Komunikacja z KSeF (Comarch)	15-600 zł miesięcznie, zależnie od rocznej liczby dokumentów	[12]
Giełda: Trans for Carriers	136 € za stanowisko miesięcznie	[15]
Giełda: Trans.eu dla przewoźnika	od 530 zł miesięcznie według strony producenta; inne materiały producenta podają 465 i 490 zł	[16]
Software house (deklaracje sprzedawców)	150-450 zł za godzinę	[17]
Dedykowany TMS (deklaracja sprzedawcy, bez daty)	40-80 / 80-180 / 180-400+ tys. zł	[18]

Nasz rachunek: gotowy stos dla 20, 50 i 200 ciężarówek

Wyliczenie korzysta wyłącznie z cen z tabeli powyżej. Założenia: wszystkie pojazdy to ciężarówki powyżej 3,5 t z telematyką, e-TOLL i zdalnym odczytem tachografu; TMS to fireTMS w pakiecie za 160 € przy 20 autach i za 219 € przy 50 i 200 autach; giełda to jedno stanowisko Trans for Carriers przy 20 i 50 autach, a dwa przy 200; KSeF w pakiecie Comarch na 5 000, 10 000 albo 30 000 dokumentów rocznie; kurs 4,25 zł za euro.

Pozycja	Podstawa	20 aut	50 aut	200 aut
Monitoring GPS	35 zł × pojazd × 12	8 400 zł	21 000 zł	84 000 zł
e-TOLL w pakiecie	13 zł × pojazd × 12	3 120 zł	7 800 zł	31 200 zł
Moduł floty	24 zł × pojazd × 12	5 760 zł	14 400 zł	57 600 zł
Zdalny odczyt tachografu	13 zł × pojazd × 12	3 120 zł	7 800 zł	31 200 zł
TMS (fireTMS)	160 € albo 219 € × 12 × 4,25 zł	8 160 zł	11 169 zł	11 169 zł
Giełda (Trans for Carriers)	136 € × stanowisko × 12 × 4,25 zł	6 936 zł	6 936 zł	13 872 zł
Komunikacja z KSeF (Comarch)	75 / 100 / 200 zł × 12	900 zł	1 200 zł	2 400 zł
Razem rocznie	wyliczenie	36 396 zł	70 305 zł	231 441 zł
Jednorazowo: urządzenia	350 zł × pojazd	7 000 zł	17 500 zł	70 000 zł
Jednorazowo: 4Trans TachoScan i Rozliczenia	3 100 zł + 2 368 zł	5 468 zł	5 468 zł	5 468 zł
Razem jednorazowo	wyliczenie	12 468 zł	22 968 zł	75 468 zł

Koszt zestawu programów rośnie przede wszystkim z liczbą pojazdów, a nie z liczbą programów. Opłaty liczone od pojazdu stanowią 56,1% rocznego kosztu przy 20 autach, 72,5% przy 50 i 88,1% przy 200. TMS przy 50 autach to około 16% kosztu.

Im większa flota, tym większą część kosztu gotowego stosu stanowią opłaty liczone od pojazdu: od 56,1% przy 20 autach do 88,1% przy 200. Wyliczenie z cenników publicznych, październik 2026.

Czego to wyliczenie nie obejmuje. Programu finansowo-księgowego, płac, wdrożenia, integracji i szkoleń, ponieważ nie mają cen publicznych. Pakiet fireTMS za 219 € przy 200 autach jest prawdopodobnie za mały, a jego zakresu nie sprawdzaliśmy. Kurs euro jest założeniem roboczym. Ceny zmieniają się w ciągu roku: Comarch zakończył bezpłatną komunikację z KSeF 31 lipca albo 31 grudnia 2026 roku, zależnie od grupy klientów [13], a dla jednej giełdy w różnych źródłach pojawiają się kwoty od 129 do 769 zł miesięcznie [16]. Wyliczenie służy porównaniu rzędów wielkości, nie wycenie Twojej firmy.

Rachunek na 36 miesięcy, razem z urządzeniami, montażem, wdrożeniem i czasem zespołu, opisuje wpis Ile kosztuje system dla firmy transportowej.

Ile kosztuje system budowany na zamówienie

Ceny systemów budowanych na zamówienie nie są publiczne, natomiast deklaracje sprzedawców, od 40 tys. do ponad 400 tys. zł za dedykowany TMS [18], różnią się zakresem tak bardzo, że trudno je porównać. Koszt systemu, który domyka styki między programami, które firma już ma, zależy od liczby i rodzaju tych styków, a nie od liczby pojazdów, dlatego wycenę podajemy po audycie.

Punktem odniesienia jest powyższy rachunek. Przy 20 autach cały gotowy zestaw programów kosztuje około 36 tys. zł rocznie, więc system budowany dodatkowo musi przynieść oszczędność porównywalnego rzędu, aby się zwrócił.

Przepisy 2026-2030, które zmieniają oprogramowanie firmy TSL

Zmiany przepisów rzadko wymagają nowego programu, lecz często wymagają nowego przepływu danych między programami, które firma już ma. Tabela pokazuje stan na 30 października 2026 roku. Pozycje oznaczone jako projekt mogą się jeszcze zmienić.

Data	Co się zmienia	Kogo dotyczy	Status	Kategoria
1.02.2026	e-TOLL: stawki wyższe o 40-42%, sieć płatna dłuższa o 645 km, do ok. 5 869 km [22]	pojazdy powyżej 3,5 t	obowiązuje	telematyka, koszty pojazdu
17.03.2026	SENT obejmuje odzież i obuwie [23]	przewozy tych towarów	obowiązuje	telematyka (lokalizator)
1.07.2026	tachograf inteligentny w pojazdach 2,5-3,5 t, bez okresu przejściowego [24]	przewozy międzynarodowe i kabotaż	obowiązuje; danych o egzekwowaniu brak	czas pracy i tachograf
12.09.2026	Data Act: produkty skomunikowane wprowadzane do obrotu mają udostępniać dane „z założenia” [25]	producenci pojazdów i urządzeń; pośrednio użytkownicy	obowiązuje	telematyka
1.01.2027	KSeF: obowiązek dla najmniejszych podatników; numer KSeF w tytule przelewu B2B [26]	podatnicy VAT	obowiązuje od tej daty	finanse, TMS z fakturowaniem
1.01.2027 albo 1.01.2028	KSeF: kary z art. 106ni; rządowy projekt przesuwa je na 1.01.2028 (druk sejmowy nr 3245) [27]	podatnicy VAT	projekt; bez uchwalenia kary obowiązują od 1.01.2027	finanse, TMS z fakturowaniem
1.01.2027 (planowane)	e-TOLL: opłata za koszty zewnętrzne według pięciu klas CO2 [29]	pojazdy powyżej 3,5 t	projekt UC74	telematyka, dane pojazdu
12.01.2027	Data Act: zakaz opłat za zmianę dostawcy usług przetwarzania danych [25]	dostawcy usług przetwarzania danych	obowiązuje od tej daty	programy w chmurze, w zakresie definicji usługi przetwarzania danych
3.04.2027	KSC (NIS2): koniec 12 miesięcy na wdrożenie obowiązków [30]	podmioty kluczowe i ważne; przewoźnik drogowy towarów zwykle do nich nie należy	obowiązuje	całe IT
9.07.2027	eFTI: organy kontroli w UE muszą przyjmować dane z certyfikowanych platform; papierowy CMR pozostaje dopuszczalny [31]	przewoźnicy, spedytorzy	obowiązuje od tej daty; w Polsce brak procedury certyfikacji platform	TMS, e-CMR i eFTI
1.01.2028	ETS2: koszt emisji w cenie paliwa, start przesunięty z 2027 roku [32]	dostawcy paliw; pośrednio wszyscy	przesunięte	koszty, kalkulacja stawek
1.07.2030	ViDA: obowiązkowe e-fakturowanie transgranicznych transakcji B2B w UE [33]	podatnicy VAT	przyjęte	finanse, TMS z fakturowaniem
2.12.2030	CountEmissionsEU: jednolita metoda liczenia emisji (ISO 14083) dla tych, którzy emisje liczą i ujawniają [34]	podmioty raportujące emisje; dla pozostałych dobrowolne	przyjęte	telematyka (paliwo), TMS, BI

Stan KSeF w firmach transportowych po pierwszych miesiącach, łącznie z tym, co zostało poza systemem, opisuje wpis KSeF w firmie transportowej pół roku później.

Stan przygotowań do eFTI w Polsce: minister infrastruktury powołał zespół ds. eFTI 31 lipca 2026 roku, natomiast 1 października 2026 roku Transport i Logistyka Polska ostrzegała, że prac legislacyjnych nad certyfikacją platform nie widać [31].

Czy gotowe programy zostawiają luki? Co pokazują dane

Nasza teza brzmi: gotowe programy dla transportu zostawiają styki, których żaden z nich nie domyka, i to na tych stykach system budowany na zamówienie ma sens. Poniżej dane, które tę tezę wspierają, oraz dane, które ją osłabiają.

Co tezę wspiera

Producenci sami opisują styki jako problem, sprzedając ich domknięcie. Maciosoft: „Jednym z kluczowych wyzwań w spedycji jest eliminacja błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych” [8]. Navifleet sprzedaje zdalny odczyt tachografu, aby „zautomatyzować przesyłanie plików kierowców do biura rozliczeń” [1]. Linkway deklaruje „integrację danych GPS z różnych dostawców” i „import zleceń z giełd transportowych” [9], przy czym są to deklaracje sprzedażowe, a nie pomiary.
Część nowych obowiązków przecina kategorie. Od 1 stycznia 2027 roku tytuł przelewu B2B musi zawierać 35-znakowy numer KSeF albo identyfikator zbiorczy [26]. Numer powstaje w KSeF, podczas gdy przelew wychodzi z programu księgowego albo z banku, więc jeżeli fakturę wystawia TMS, numer musi przejść między programami różnych producentów. Podobnie eFTI od 9 lipca 2027 roku [31] i planowane klasy CO2 w e-TOLL [29] wymagają danych pochodzących z innych systemów niż ten, który je raportuje.

Co tezę osłabia

Pakiety domykają część styków bez budowy czegokolwiek. TMS-y z fakturowaniem i KSeF (iCargo od 75 zł miesięcznie, boxTMS, TMS+, W10 Transport) domykają styk zlecenie, faktura i KSeF [5][4][6]. Telematyka z modułami domyka styk GPS, e-TOLL, tachograf i terminy pojazdu [1].
Lukę między gotowym TMS-em a drogim projektem zajmują już inne oferty. Producent platformy no-code Archman pisze, że „nie trzeba od razu kupować zaawansowanych i drogich systemów dedykowanych dla firm stricte transportowych” [11]. Atom ERP sprzedaje w jednym pakiecie ERP, CRM i TMS [10].
Brakuje pomiaru. Danych o tym, ile czasu firmy tracą na stykach, nie znaleźliśmy ani na poparcie tezy, ani przeciw niej. Nie znaleźliśmy też danych o czasie wdrożenia nakładek łączących istniejące programy.

Które styki domyka gotowy pakiet, a które zostają

Styk	Czy domyka go gotowy pakiet	Przykład	Co zostaje poza pakietem
zlecenie, faktura sprzedaży, KSeF	tak	TMS z KSeF: iCargo, boxTMS, TMS+	przelew z numerem KSeF, jeżeli płatności wychodzą z innego programu
pozycja, e-TOLL, tachograf, terminy pojazdu	tak	telematyka z modułami: Navifleet	zlecenia i rentowność kursu
tachograf, czas pracy, płace, deklaracje delegowania	częściowo	zdalny odczyt tachografu i 4Trans	płace, jeżeli prowadzi je program innego producenta
zlecenie, koszty pojazdu i paliwa, rentowność kursu	pakietu nie znaleźliśmy	ERP z modułem transportowym liczy rentowność ze zleceń [10], telematyka liczy koszty pojazdu [1]	połączenie kosztów z telematyki i kart paliwowych z przychodem ze zlecenia

Zakres, w którym ta teza obowiązuje

System budowany na zamówienie ma sens na styku, którego nie domyka żaden pakiet dostępny dla Twojej firmy. Gdy pakiet go domyka, taniej jest zmienić pakiet niż budować.
Teza nie obowiązuje tam, gdzie styków jest niewiele: przy małej flocie i jednym rodzaju przewozów, gdzie gotowy zestaw programów za około 36 tys. zł rocznie (20 aut) zostawia mało miejsca na oszczędność, która uzasadniłaby dodatkowy system.

Pytanie, które możesz zadać każdemu dostawcy, także nam: który styk w mojej firmie Wasz program domyka, a który zostawia?

Czyje są dane z Twoich ciężarówek i programów

Na żadnej ze stron, które wyszukiwarka zwraca dla oprogramowania transportowego, nie znaleźliśmy omówienia kwestii, która wraca przy każdej zmianie dostawcy: czy historia pozycji, przebiegów, zleceń i dokumentów przechodzi razem z firmą do nowego programu.

Co mówi prawo

Dane z pojazdu. Data Act, czyli rozporządzenie (UE) 2023/2854, daje użytkownikowi produktu skomunikowanego prawo dostępu do danych, które ten produkt generuje (rozdział II, stosowany od 12 września 2025 roku). Produkty wprowadzane do obrotu od 12 września 2026 roku mają udostępniać dane „z założenia” (art. 3 ust. 1) [25]. Jak ten mechanizm działa w praktyce przy ciężarówkach i urządzeniach telematycznych, zależy od producenta; opisów tej praktyki w źródłach publicznych nie znaleźliśmy.
Zmiana dostawcy programu. Ten sam akt reguluje zmianę dostawcy usług przetwarzania danych: od 12 stycznia 2027 roku dostawca nie może pobierać opłat za zmianę dostawcy [25].
Regulamin. O terminie i formacie eksportu decyduje regulamin. Przykładowo regulamin fireTMS przewiduje 365 dni na eksport danych po zakończeniu umowy [3].
Monitoring kierowcy. Wdrożenie telematyki to także monitoring pracownika. Kodeks pracy (art. 22² i 22³) oraz RODO wymagają poinformowania kierowców o celu, zakresie i sposobie monitorowania oraz ograniczają okres przechowywania danych [35].

Dobra odpowiedź dostawcy kontra wykręt

✅ Dobra odpowiedź	🚩 Czerwona flaga
Regulamin, wskazany paragraf: eksport zleceń, pozycji i dokumentów w określonym formacie przez określoną liczbę dni po końcu umowy	„Dane są w systemie, eksport przygotujemy na życzenie” bez terminu, formatu i ceny
Urządzenie jest własnością firmy po zakupie, a jego dane można przesłać do innego programu	urządzenie w dzierżawie, a dane dostępne wyłącznie w programie dostawcy
Wskazany sposób dostępu do danych z pojazdu i jego podstawa: umowa albo Data Act	brak odpowiedzi, czy dane z pojazdu można przesłać do innego systemu
Wzór informacji dla kierowców o monitoringu i okresie przechowywania danych	„to sprawa firmy, nie nasza”

To nie jest porada prawna. Stan na 30 października 2026 roku.

10 pytań do dostawcy oprogramowania dla TSL i jak brzmi zła odpowiedź

Tabela do wydrukowania i zabrania na spotkanie. Pytania wynikają z cenników, regulaminów i przepisów cytowanych wyżej. Pełny arkusz porównawczy z 50 pytaniami do dostawcy TMS jest dostępny jako Wybór TMS bez ściemy.

#	Pytanie	✅ Dobra odpowiedź	🚩 Czerwona flaga
1	Które z 13 kategorii Wasz program obsługuje sam, a z jakimi programami integruje się dziś?	lista kategorii i nazwanych programów, z którymi integracja działa	„integrujemy się ze wszystkim” bez listy
2	Gdzie jest cennik i od kiedy obowiązuje?	publiczny cennik z datą	cena wyłącznie od handlowca albo różne kwoty w różnych miejscach
3	Czy regulamin pozwala zmienić cenę w trakcie umowy?	wskazany paragraf i prawo wypowiedzenia przy zmianie	brak odpowiedzi albo „to się nie zdarza”
4	Jaki jest minimalny okres umowy i czyje jest urządzenie?	okres i własność urządzenia zapisane w umowie	umowa wieloletnia z urządzeniem w dzierżawie bez prawa wykupu
5	Przez ile dni po końcu umowy i w jakim formacie pobiorę dane?	termin i format w regulaminie	„na życzenie”
6	Jak numer KSeF z faktury trafi do tytułu przelewu od 1 stycznia 2027 roku?	opis przepływu numeru do programu, z którego wychodzą płatności	„to po stronie banku”
7	Co obejmuje cena KSeF i jaki jest limit dokumentów?	pakiet z limitem i ceną po jego przekroczeniu	„KSeF w cenie” bez daty końca promocji
8	Jaki jest Wasz plan na eFTI od 9 lipca 2027 roku?	plan uwzględniający brak procedury certyfikacji w Polsce (stan na 30.10.2026)	„jesteśmy certyfikowaną platformą eFTI”
9	Czy dokumentacja API jest publiczna i ile kosztuje dostęp?	odnośnik do dokumentacji i cena	„API na zapytanie” bez ceny
10	Kto jest właścicielem firmy i czy zmieniał się w ostatnich latach?	właściciel i informacja, co przejęcie zmieniło w umowach	brak odpowiedzi

I pytanie od nas:
Który styk między Twoimi programami kosztuje dziś najwięcej godzin ręcznej pracy? Od odpowiedzi zależy, czy potrzebujesz nowego programu, innego pakietu, czy systemu budowanego na zamówienie.

Kiedy nie potrzebujesz systemu na zamówienie

Pięć sytuacji, w których lepiej zostać przy gotowych programach albo poszukać innego dostawcy, także zamiast nas.

Mała flota i jeden rodzaj przewozów. Ponad 82% firm z licencją wspólnotową ma do 10 pojazdów [39]. Przy takiej skali dostępne są gotowe TMS-y od 75 zł miesięcznie [5] i telematyka bez długiej umowy [1], a przy 20 autach cały gotowy stos kosztuje około 36 tys. zł rocznie. System budowany dodatkowo musiałby przynieść oszczędność tego rzędu.
Pakiet, który możesz kupić, domyka ten styk. Jeżeli problemem jest faktura i KSeF, TMS z KSeF rozwiązuje go za kilkaset złotych rocznie. Jeżeli problemem są terminy i tachograf, rozwiązuje go telematyka z modułami.
Główną potrzebą jest optymalizacja tras. Algorytm planowania tras lepiej kupić jako usługę albo funkcję gotowego programu. W NutriBocie, którego moduł dostaw opisujemy niżej, trasy liczył algorytm Google, a nie kod pisany od zera.
Po stronie firmy nie ma osoby, która zna proces i może poświęcić mu czas. System domykający styk wymaga kogoś, kto wie, skąd dane przychodzą i dokąd mają trafić. Jeżeli takiej osoby nie ma, rozsądniejszym pierwszym krokiem jest gotowy program z ustalonym procesem.
Potrzebujesz certyfikowanej platformy eFTI. Nie jesteśmy jej dostawcą, a w Polsce procedura certyfikacji platform na 30 października 2026 roku jeszcze nie istnieje [31].

Bezpłatny audyt kończy się diagnozą, nie ofertą na siłę.

Co zbudowaliśmy wcześniej dla kierowców i dyspozytorów

Poniżej dwa systemy z mechaniką bliską transportowi: kierowca w terenie, dyspozytor, trasa i dowód wykonania. Żaden z nich nie jest systemem przewoźnika drogowego, dlatego przy każdym podajemy granicę.

System	Co obsługuje	Skala	Metoda	Granica wobec TSL
NutriBot, moduł dostaw 2019-2026; Krzysztof Gromadzki jako współzałożyciel odpowiadał za sprzedaż i wdrożenia	aplikacja kierowcy z listą dostaw, statusy i zdjęcia jako dowód doręczenia, trasy z algorytmu Google, panel dyspozytora	klienci z flotą od kilku do kilkudziesięciu aut, od 30 do 2 500 dostaw dziennie	rozwój etapami: od listy dostaw do planowania tras	nie obsługiwał dokumentów przewozowych ani czasu pracy kierowcy według przepisów transportowych
Tidly projekt własny RapidLogic	panel dla firm asenizacyjnych (rejonizacja zleceń, trasy na mapie, cenniki zależne od geografii) i aplikacja kierowcy (PWA)	analiza 7 systemów i 10 rozmów z branżą; cały system w 200 godzinach pracy, aplikacja kierowcy w około 30 godzin	no-code (Bubble.io), czyli inna metoda niż obecna	usługi komunalne, nie przewóz towarów na zlecenie

Historię modułu dostaw NutriBota opisuje wpis System dostaw NutriBot: lekcje dla firm TSL, a Tidly realizacje panel dla firm asenizacyjnych → i aplikacja kierowcy →.

Metoda, którą budujemy dziś

Obecne systemy budujemy na platformie Open Mercato z wykorzystaniem wytwarzania wspieranego przez AI. Platformę, łącznie z jej ograniczeniami, opisuje wpis Stos technologiczny Open Mercato okiem klienta, a dane o metodzie, w tym badania, które podważają deklaracje o przyspieszeniu, zebraliśmy na stronie AI software house: jak wybrać dostawcę.

Polski transport drogowy w liczbach

Polska wykonała w 2025 roku 381,0 mld tonokilometrów, czyli 20,2% drogowego przewozu towarów w UE, przed Niemcami (14,7%) i Hiszpanią (14,5%) [36]. Polscy przewoźnicy wykonali 32,1% przewozów międzynarodowych w UE i 42,9% kabotażu [37].
Licencję wspólnotową miały w lipcu 2026 roku 43 280 przedsiębiorstwa [38]. Na koniec 2025 roku 36 131 z nich, czyli ponad 82%, miało do 10 pojazdów [39]. Liczby firm z flotą 20-200 pojazdów nie podaje żadne ze źródeł, do których dotarliśmy.
W 2025 roku sądy wydały 37 postanowień o ogłoszeniu upadłości firm transportowych (34 w 2024 roku, 13 w 2023). Postępowań restrukturyzacyjnych otwarto w 2025 roku 648 (dane MGBI za źródłem wtórnym) [40]. Coface naliczył w 2024 roku 751 restrukturyzacji lub upadłości przewoźników, o 38% więcej niż rok wcześniej [41].
Firmy z sekcji „Transport i gospodarka magazynowa” rzadziej niż ogół firm korzystają z ERP, CRM, płatnej chmury i AI (Eurostat, 2025, firmy z co najmniej 10 pracującymi) [42]. Według GUS w 2026 roku z AI korzystało 17,8% przedsiębiorstw wobec 8,7% rok wcześniej; danych dla sekcji transportu za 2026 rok jeszcze nie ma [43].

Firmy transportowe i magazynowe korzystają z ERP, CRM, płatnej chmury i AI rzadziej niż ogół firm w Polsce. Eurostat, 2025, firmy z co najmniej 10 pracującymi.

Zastrzeżenie metodologiczne. Sekcja H obejmuje także magazyny, kolej i pocztę, więc nie jest statystyką przewoźników drogowych. GUS i Eurostat nie mierzą korzystania z TMS ani z telematyki. Odsetek 0,8% firm korzystających z AI „w logistyce”, cytowany czasem jako miara cyfryzacji transportu, dotyczy wszystkich firm i obszaru zastosowania AI, a nie firm transportowych; w samej sekcji H AI do logistyki stosuje 0,53% firm [42][43].

Najczęstsze pytania

Jakie oprogramowanie potrzebuje firma transportowa z 50 ciężarówkami?

Typowy stos obejmuje TMS do zleceń, telematykę z e-TOLL i odczytem tachografu, program do rozliczania czasu pracy, program finansowo-księgowy z KSeF i często giełdę ładunków. Według naszego wyliczenia z cenników publicznych abonamenty takiego zestawu wynoszą około 70 tys. zł rocznie, bez księgowości i integracji. Kolejność zakupów warto ustalić według styku, który dziś wymaga najwięcej ręcznej pracy. Funkcje systemu flotowego opisuje wpis System do zarządzania flotą: co musi mieć.

Czy firma spedycyjna potrzebuje osobno TMS i programu księgowego?

Część TMS-ów wystawia faktury sprzedaży i wysyła je do KSeF, na przykład iCargo, boxTMS i TMS+, więc sam TMS domyka styk zlecenie, faktura i KSeF. TMS nie prowadzi jednak pełnej księgowości ani płac, dlatego program finansowo-księgowy albo biuro rachunkowe zostają. Od 1 stycznia 2027 roku numer KSeF musi trafić do tytułu przelewu, więc warto sprawdzić, jak przejdzie z TMS do programu, z którego wychodzą płatności.

Ile kosztuje oprogramowanie dla firmy transportowej?

Według cenników publicznych abonamenty gotowego stosu wynoszą około 36 tys. zł rocznie przy 20 ciężarówkach, 70 tys. zł przy 50 i 231 tys. zł przy 200, do tego jednorazowo urządzenia i licencje za 12-75 tys. zł. Wyliczenie nie obejmuje programu księgowego, płac, wdrożenia ani integracji. Największą część kosztu stanowią opłaty liczone od pojazdu, a nie TMS. Rachunek na 36 miesięcy, razem z wdrożeniem, opisuje wpis Ile kosztuje system dla firmy transportowej.

Czy kary za KSeF przesunięto na 2028 rok?

Na 30 października 2026 roku jeszcze nie. Rada Ministrów przyjęła 20 października 2026 roku projekt, który przesuwa kary z art. 106ni ustawy o VAT na 1 stycznia 2028 roku, i skierowała go do Sejmu (druk nr 3245). Dopóki ustawa nie zostanie uchwalona, kary obowiązują od 1 stycznia 2027 roku. Obowiązek podawania numeru KSeF w tytule przelewu od 1 stycznia 2027 roku pozostaje bez zmian. Stan KSeF w firmach transportowych opisuje wpis KSeF w firmie transportowej pół roku później.

Czy za brak numeru KSeF w tytule przelewu grozi kara?

Obowiązek obowiązuje od 1 stycznia 2027 roku (art. 108g ustawy o VAT). Według omówień art. 108g nie przewiduje odrębnej automatycznej kary za sam brak numeru w zwykłym przelewie, lecz tej informacji nie potwierdziliśmy w tekście ustawy [28]. Przed tą datą warto ustalić z księgowym, jak numer trafi do przelewów.

Czy tachograf jest obowiązkowy w busie 2,5-3,5 tony?

Od 1 lipca 2026 roku tak, w przewozach międzynarodowych i w kabotażu, bez okresu przejściowego (rozporządzenie (UE) 2020/1054). Danych o tym, jak obowiązek jest egzekwowany, jeszcze nie ma.

Kiedy startuje ETS2, w 2027 czy w 2028 roku?

W 2028 roku. Rozporządzenie (UE) 2026/667 przesunęło start systemu handlu emisjami dla paliw w transporcie drogowym z 2027 roku. Obowiązek ciąży na dostawcach paliw, natomiast przewoźnik odczuje go w cenie paliwa.

Czy przewoźnik musi liczyć emisje CO2 z transportu?

Rozporządzenie CountEmissionsEU (UE) 2026/1030 będzie stosowane od 2 grudnia 2030 roku i ujednolica metodę (ISO 14083) dla tych, którzy emisje liczą i ujawniają: dobrowolnie, na podstawie umowy albo z mocy innych przepisów. Przewoźnikowi, który emisji nie raportuje, nie nakłada obowiązku liczenia. Dane o zużyciu paliwa zbiera dziś zwykle telematyka.

Co przewoźnik powinien zrobić przed lipcem 2027 roku w sprawie eFTI?

Od 9 lipca 2027 roku organy kontroli w UE muszą przyjmować dane z certyfikowanych platform eFTI, lecz papierowy CMR pozostaje dopuszczalny. W Polsce na 30 października 2026 roku nie ma jeszcze procedury certyfikacji platform ani wskazanego organu. Warto zapytać dostawcę TMS o plan i nie przyjmować deklaracji certyfikacji, której w Polsce nie da się jeszcze uzyskać.

Czy NIS2 i ustawa o KSC dotyczą firmy transportowej?

Przewoźnika drogowego towarów albo spedytora zwykle nie. W dyrektywie NIS2 podsektor transportu drogowego obejmuje organy zarządzające drogami i operatorów inteligentnych systemów transportowych. Wniosek opiera się na tekście dyrektywy; kwalifikację własnej firmy warto sprawdzić w załączniku do ustawy (Dz.U. 2026 poz. 252). Pośrednio wymagania mogą przyjść od zleceniodawców objętych ustawą, którzy muszą weryfikować dostawców.

Czy po zmianie dostawcy telematyki albo TMS zabiorę swoje dane?

Zależy to od regulaminu i od przepisów. Data Act daje użytkownikowi prawo dostępu do danych z produktów skomunikowanych, a od 12 stycznia 2027 roku zakazuje opłat za zmianę dostawcy usług przetwarzania danych. Termin i format eksportu określa regulamin, na przykład fireTMS przewiduje 365 dni po zakończeniu umowy. Warto to sprawdzić przed podpisaniem umowy.

Kiedy wystarczy gotowy TMS bez systemu na zamówienie?

Gdy flota jest mała, przewozy jednego rodzaju, a dostępny pakiet domyka styki wymagające najwięcej pracy: TMS z KSeF albo telematyka z odczytem tachografu. Ponad 82% firm z licencją wspólnotową ma do 10 pojazdów, a przy 20 autach gotowy stos kosztuje około 36 tys. zł rocznie. Ryzyka gotowego programu, software house'u i systemu na gotowej platformie porównuje wpis Software house, SaaS czy system dedykowany z AI.

Zacznij od mapy własnego stosu

W bezpłatnym audycie przechodzimy przez programy, z których korzysta Twoja firma, i wskazujemy styki, na których dane są przepisywane ręcznie. Wynikiem jest diagnoza: które styki domyka gotowy pakiet, a które wymagają czegoś więcej. Audyt nie zobowiązuje do zamówienia.

Umów bezpłatny audyt

Ofertę RapidLogic dla firm transportowych opisujemy na stronie rapidlogic.eu/pl/tsl.

Krzysztof Gromadzki

Ponad 15 lat inżynierii oprogramowania. Jego software house budował systemy klasy enterprise w Javie i Angularze m.in. dla Keller, Hydro i Bonifer. W latach 2019-2026 współtworzył NutriBota, gdzie odpowiadał za sprzedaż i wdrożenia, w tym modułu dostaw. Dziś prowadzi RapidLogic.

Ostatnia aktualizacja: 5 listopada 2026

Źródła

Navifleet, cennik (navifleet.pl/cennik) i strona e-TOLL (navifleet.pl/etoll); materiały producenta o zdalnym odczycie tachografu dla biur rozliczeń. Producent, odczyt 30.10.2026.
fireTMS, cennik. Producent, październik 2026. firetms.com/pricing
fireTMS, regulamin, § 7 ust. 9, § 12, § 13 ust. 4. Producent, październik 2026. firetms.com/terms-of-service
boxTMS, cennik. Producent, październik 2026. boxtms.com/pl/cennik
iCargo, strona produktu („od 75 zł/mc”, KSeF w standardzie). Producent, 30.10.2026. icargo.pl
TMS+, strona produktu („od 179 zł”). Producent, 30.10.2026. tms.plus
Maciosoft, SPEDTRANS Easy Start. Producent, październik 2026. maciosoft.pl/spedtrans-easy-start
Maciosoft, artykuł o systemie TMS w spedycji (maciosoft.pl). Producent, odczyt październik 2026.
Linkway, strony produktowe TMS (linkway.pl). Producent, odczyt październik 2026.
Atom ERP, system TSL/TMS dla branży spedycyjnej (atomerp.pl). Producent, odczyt październik 2026.
Archman, zastosowania: logistyka i transport (archman.pl). Producent, odczyt październik 2026.
Comarch, komunikacja z KSeF, cennik od 1.07.2026 (comarch.pl/erp/ksef). Producent, odczyt 30.10.2026.
Zmiany warunków komunikacji z KSeF w programach Comarch (koniec bezpłatnego okresu 31.07.2026 albo 31.12.2026). Źródła wtórne, październik 2026.
4Trans TachoScan i 4Trans Rozliczenia, ceny licencji w sklepie sprzedawcy (sklep.install.pl). Sprzedawca, nie producent, odczyt 30.10.2026.
Trans.eu, cennik Trans for Carriers. Producent, październik 2026. tfc.trans.eu/en/pricing
Trans.eu, strona giełdy transportowej (trans.eu/pl/gielda-transportowa), blog producenta i cennik PDF obowiązujący 1.07.2024-31.05.2026; kwoty z portali wtórnych. Odczyt październik 2026.
Strony sprzedawców usług programistycznych, m.in. digitay.pl („Ile kosztuje software house”); deklaracje bez metodologii, zebrane w październiku 2026.
assistron.pl, koszt dedykowanego TMS. Sprzedawca usług, deklaracje, bez daty.
Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych, art. 53, t.j. Dz.U. 2025 poz. 24.
Open Mercato, repozytorium projektu, stan na 15.10.2026. github.com/open-mercato/open-mercato
Eurowag, komunikaty o przejęciu Inelo (ogłoszenie 25.10.2022, zamknięcie 15.03.2023), eurowag.com.
Rozporządzenie Rady Ministrów z 8.01.2026 w sprawie stawek opłaty elektronicznej; komunikat Ministerstwa Finansów „Zmiany w systemie e-TOLL od 1 lutego 2026 r.” (gov.pl); tabela stawek etoll.gov.pl.
Ustawa z 9.03.2017 o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi; rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 10.09.2025 (odzież i obuwie od 17.03.2026).
Rozporządzenie (UE) 2020/1054 zmieniające rozporządzenia (WE) 561/2006 i (UE) 165/2014 (tachografy w pojazdach 2,5-3,5 t od 1.07.2026).
Rozporządzenie (UE) 2023/2854 (Data Act), art. 3, art. 29 i art. 50, Dz.Urz. UE z 22.12.2023 (CELEX 32023R2854).
Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106ni, art. 108a ust. 3 i art. 108g; ustawa z 5.08.2025, Dz.U. 2025 poz. 1203.
Projekt ustawy UD477 (RCL), druk sejmowy nr 3245; komunikat Ministerstwa Finansów z 16.09.2026 i komunikat po posiedzeniu Rady Ministrów z 20.10.2026 (za Inforlex). Stan na 30.10.2026.
mdofinanse.pl, omówienie art. 108g ustawy o VAT, stan na 28.10.2026. Źródło wtórne.
Projekt UC74 zmiany ustawy o drogach publicznych (klasy CO2 w e-TOLL), za trans.info; dyrektywa (UE) 2022/362.
Ustawa z 23.01.2026 o zmianie ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, Dz.U. 2026 poz. 252; dyrektywa (UE) 2022/2555 (NIS2), załącznik I pkt 2 lit. d.
Rozporządzenie (UE) 2020/1056 w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego (eFTI); pismo Transport i Logistyka Polska do Ministerstwa Infrastruktury, relacja trans.info z 1.10.2026.
Rozporządzenie (UE) 2026/667, art. 2, Dz.Urz. UE L z 18.03.2026 (przesunięcie ETS2 na 2028 rok).
Pakiet VAT in the Digital Age (ViDA), przyjęty przez Radę UE w 2025 roku.
Rozporządzenie (UE) 2026/1030 z 29.04.2026 (CountEmissionsEU), Dz.Urz. UE L z 12.05.2026; komunikat IRU z 28.04.2026.
Kodeks pracy, art. 22² i 22³; rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO).
Eurostat, komunikat o drogowym przewozie towarów w 2025 roku, 31.07.2026. ec.europa.eu/eurostat
Eurostat Statistics Explained: „Road freight transport by journey characteristics” oraz „Road freight transport statistics - cabotage”, 2026.
Główny Inspektorat Transportu Drogowego (Biuro Transportu Międzynarodowego), dane o licencjach wspólnotowych w opracowaniu Transport i Logistyka Polska (tlp.org.pl), 2026.
Webfleet, blog PL, kwiecień 2026, za danymi BTM GITD. Sprzedawca telematyki.
MGBI, dane o upadłościach i restrukturyzacjach w transporcie za 2025 rok, za pfrestrukturyzacje.pl. Źródło wtórne. pfrestrukturyzacje.pl
Coface, „Niewypłacalności firm w Polsce w 2024 r.”, za transport-manager.pl. Źródło wtórne. transport-manager.pl
Eurostat, tabele isoc_eb_ain2, isoc_eb_iipn2 i isoc_cicce_usen2 (2025, publikacja 15.06.2026); wskaźnik E_AI_PLOG.
GUS, „Społeczeństwo informacyjne w Polsce w 2025 r.”; informacja prasowa GUS do edycji 2026 za PAP Biznes, 21.10.2026.